Para empezar a realizar tus facturas, es importante dejar en claro la definición de ella.

La factura es el documento donde se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos. En ella, encontrarás con su cantidad y su importe, y la entrega a quien debe pagarla.

Para llevarla a cabo debes saber que la normativa aplicable es el Reglamento de Facturación. A causa de ello, los autónomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. Posteriormente abarcaremos esa información al respecto.

¿Cómo hacer una factura?

El sistema tradicional era la factura en papel que se enviaba por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, muchas veces se hacían a mano sobre un libro en papel de facturas.

Con los avances en cuestiones de informática en los negocios se generalizaron las facturas hechas en word o excel y que muchas veces se remitían al cliente en PDF por email.

En la factura que realices debes incluir todos y cada uno de los datos que se enumeran a continuación:

  • Número y serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie tiene que ser correlativa. En algunos casos podrían existir series separadas, ya sea por varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
  • La fecha de su expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
  • Domicilio de ambas partes, tanto del que expide la factura como del destinatario.
  • Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  • El importe total a pagar.
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

¿En qué casos estas obligado a emitir una factura?

Es importante saber no sólo el cómo hacer una factura sino también de conocer cuando estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo estas obligado a expedir facturas, u otros justificantes, por las operaciones que realizas.

Es fundamental que siempre conserves una copia del documento que entregues. Deberás estar dado de alta en Hacienda para poder emitir facturas.

De igual manera, estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.

En algunos regímenes especiales de IVA, no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares:

  • En caso de ser operaciones exentas de IVA.
  • Cuando son realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

En estas ocasiones se recomienda verificar el caso concreto con un asesor.

¿Cuánto tiempo tengo para remitir la factura?

Las facturas en principio deben de ser expedidas en el momento de efectuarse la operación.

En casos donde el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento.

En todo caso, las facturas deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

¿Qué hacer en caso que me soliciten un duplicado de una factura?

Es posible hacer duplicados de una factura, pero en estos casos deberás constar la expresión “duplicado” que tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:

  • Cuando en una misma entrega de bienes o servicios concurriesen varios destinatarios. Deberá entregarse la original y en cada uno de los duplicados la porción imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
  • En casos de pérdida de la original.

Ahora con estas instrucciones ya podrás ser un experto para elaborar tus facturas. Si le quedan algunas dudas, puedes ponerse en contacto con Defensa del Contribuyente  de forma gratuita para cualquier aclaración que puedan tener al respecto.